ผู้คนอาจไม่ทราบว่าใช้เวลานานเพียงใดในการติดตามอีเมลโซเชียลมีเดียและรูปแบบอื่นๆ ของการสื่อสารออนไลน์ ตัวอย่างเช่น เวลาหน้าจอเฉลี่ยสำหรับชาวอเมริกันคือ5.4 ชั่วโมงต่อวัน นั่นไม่ได้คำนึงถึงการประชุมและการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวตลอดทั้งวันปฏิทินเพียงพอที่จะกล่าวได้ว่าการสื่อสารที่รวดเร็วและเข้มข้นของเราสามารถนำไปสู่การสื่อสารที่มากเกินไปเมื่อไม่ได้รับการจัดการ และนั่นอาจดู
เหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่สิ่งนี้ไม่เพียงแต่บั่นทอนพลังงานของคุณ
เท่านั้น แต่ยังขัดขวางไม่ให้คุณทำสิ่งที่มีความสำคัญให้สำเร็จลุล่วงอีกด้วยข่าวดี? คุณสามารถใช้ปฏิทินของคุณเพื่อจัดการการสื่อสารครั้งแล้วครั้งเล่า
ตรวจสอบเวลาของคุณ
คุณรู้หรือไม่ว่าคุณใช้เวลาของคุณอย่างไร? ไม่เป็นไรถ้าคุณไม่ทำ ท้ายที่สุดแล้วมนุษย์นั้นแย่มากในการประมาณเวลา
ลองนึกภาพว่าคุณต้องตอบกลับอีเมล คุณคิดว่าจะใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที หลังจากนั้นคุณสามารถกลับไปวันของคุณ แต่โชคไม่ดีที่คุณต้องค้นหาข้อมูลสำคัญที่หาได้ไม่ง่ายนัก นอกจากนี้ คุณยังใช้เวลาหลายนาทีในการเลือกภาษาที่ถูกต้องและตรวจทานข้อความ จู่ๆ คุณเพิ่งกินข้าวไป 15 นาทีในตอนเช้า
หรือบางทีใน ยุค การทำงานแบบผสม ใหม่นี้ คุณใช้เวลากับ Slack มากกว่าปกติ มีแม้กระทั่งการประชุมเสมือนจริงที่ยาวนานหลายชั่วโมงทุกวันพฤหัสบดี และนั่นไม่ได้คำนึงถึงจำนวนครั้งที่พันธมิตรทางธุรกิจของคุณโทรหาคุณตลอดทั้งวัน
หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์นี้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าวันของคุณจะวุ่นวายมากขึ้น และคุณมักจะพลาดลำดับความสำคัญของคุณ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการตรวจสอบเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อดูว่าคุณใช้เวลาในการสื่อสารกับผู้อื่นมากน้อยเพียงใด
การตรวจสอบเวลาทำได้ง่ายที่สุดโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตามกิจกรรมในปฏิทิน มีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ฟรีมากมาย แต่ Toggl Track นั้นสะดวกที่สุด โดยมีแอพพลิเคชั่นสำหรับอุปกรณ์เกือบทุกชนิด แน่นอน คุณยังสามารถย้อนกลับไปดูรายการปฏิทินก่อนหน้าของคุณได้เช่นกัน
อีกแนวคิดหนึ่งคือ การจดบันทึก เวลาเพื่อบันทึกและวิเคราะห์ว่าเวลาของคุณถูกใช้ไปอย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าคุณใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการสื่อสารกับทีมของคุณทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถหาทางแก้ไขเพื่อลดหรือเลิกใช้
ปิดกั้นเวลาการสื่อสาร
และจากนี้ ฉันหมายถึงเทคนิคการบริหารเวลายอดนิยมที่เรียกว่าการบล็อกเวลา
สำหรับคนที่ไม่ได้ฝึกหัด การบล็อกเวลาเกี่ยวข้องกับการวางแผน
กำหนดการในแต่ละวันของคุณล่วงหน้าโดยมอบหมายงานและความรับผิดชอบที่เฉพาะเจาะจงให้กับแต่ละชั่วโมงของวัน โดยพื้นฐานแล้ว มันก็เหมือนกับการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ เว้นแต่คุณจะรู้แน่ชัดว่าต้องทำทุกอย่างเมื่อใด ซึ่งจะทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้นและช่วยลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแบ่งเวลา 8 ชั่วโมงในหนึ่งวันโดยจัดตารางเวลา 16 ช่วงเวลา 30 นาทีสำหรับงานเฉพาะ ดังนั้น อาจใช้เวลาบล็อก 20 นาทีเพื่ออีเมลและโซเชียลมีเดีย ในขณะที่บล็อกอื่นอาจใช้เวลา 30 นาทีสำหรับการประชุมทีม
จริงๆ แล้วการบล็อกเวลามีหลายรูปแบบ แต่สามแบบที่แพร่หลายมากที่สุดคือ
การแบทช์งาน เมื่องานที่คล้ายกันถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน ก็จะสามารถทำเสร็จพร้อมกันได้ ด้วยการขจัดการสลับบริบท คุณจะประหยัดเวลาในระหว่างวัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโทรกลับหรือส่งข้อความ Slack ได้ทุกวันตั้งแต่ 13:00 น. ถึง 13:30 น
ไทม์บ็อกซ์ ระยะเวลาที่กำหนดจะถูกกันไว้เพื่อมุ่งเน้นไปที่งานหรือกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณอาจมีการประชุมทุกวันศุกร์เวลา 15.00 น
ธีมวัน รูปแบบของการบล็อกเวลาระดับถัดไป เหมาะสำหรับผู้ที่สวมหมวกหลายใบ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดกำหนดการประชุมทั้งหมดของคุณในวันเดียวกันได้
แม้ว่าการทำไทม์บ็อกซ์จะไม่สมบูรณ์แบบแต่สามารถใช้เพื่อจัดการกับการสื่อสารที่มากเกินไปโดยการตั้งค่าขีดจำกัด และเนื่องจากการแบ่งเวลายังเกี่ยวข้องกับการระบุลำดับความสำคัญของคุณด้วย คุณจึงอาจนำการสื่อสารที่ไม่จำเป็นออกจากกำหนดการได้ เช่น การประชุม ที่ไม่มีจุดหมาย
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสื่อสาร
ทุกวันนี้ คุณสามารถเชื่อมต่อกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยทุกอย่างตั้งแต่อีเมล ข้อความ หรือการส่งข้อความโดยตรง อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะสะดวกอย่างไม่ต้องสงสัย แต่ก็ทำให้ถอดปลั๊กได้ยากขึ้นด้วย เนื่องจากเทคโนโลยีเหล่านี้ เราคาดว่าจะเชื่อมต่อได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
ข่าวดี? Andre Oentoroผู้ก่อตั้ง Breadnbeyond กล่าวว่าเครื่องมือเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้การสื่อสารง่ายขึ้นและเครียดน้อยลง
“แต่คุณต้องจำไว้ว่าเครื่องมือสื่อสารทุกชิ้นมาพร้อมกับการแจ้งเตือน” เขากล่าวเสริม “นั่นหมายความว่าคุณใช้เครื่องมือสื่อสารมากขึ้น มีเสียงรบกวนมากขึ้น และด้วยเสียงรบกวนเหล่านี้ คุณจึงรู้สึกหนักใจและหมดไฟได้ง่าย”
